هنگامی که نرم افزار حسابداری را برای کسب و کار خود انتخاب می کنید، مطمئن شوید که نیازهای خود را درک کرده اید و می دانید قبل از شروع به دنبال چه ویژگی هایی باشید. بازار پر از اپلیکیشن های حسابداری مختلف با قابلیت های مختلف است و انتخاب سیستمی برای کسب و کار شما می تواند بسیار سخت باشد. این راهنمایی می تواند تا بر اساس نیازهای حسابداری، قابلیت استفاده و قیمت، ویژگی های مورد نظر خود را اولویت بندی کنید. این راهنما برخی از ویژگی های مهم نرم افزار حسابداری را گردآوری می کند تا به شما در انتخاب بهترین سیستم برای کسب و کارتان کمک کند.
عواملی که در انتخاب نرم افزار حسابداری باید در نظر گرفته شود:
۱-حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی
هر سیستم حسابداری خوب به شما این امکان را می دهد که هم حساب های دریافتنی یا پولی که مشتریان به شما بدهکار هستند و هم حساب های پرداختنی یا پولی که به فروشندگان خود بدهی دارید را ثبت کنید. نرم افزار حسابداری باید به شما کمک کند تا مطالبات خود را به طور موثرتری مدیریت کنید، که شامل ایجاد فاکتورهای حرفه ای، ارسال یادآوری پرداخت و استفاده از درگاه های پرداخت برای جمع آوری پرداخت های آنلاین است. شما همچنین باید بتوانید بگویید که چه مشتریانی هنوز به شما پرداخت نکرده اند و چه مقدار. نرمافزار شما باید به شما کمک کند تا از پرداختهای خود مانند صورتحسابهای فروشنده و هزینههای عملیاتی مطلع شوید و یادآوریهایی ارائه دهد تا مطمئن شوید که آنها را به موقع پرداخت میکنید.
۲-حسابداری مبتنی بر نقدی و تعهدی
برای انجام حسابداری کسب و کار خود می توانید از دو روش استفاده کنید: روش نقدی و روش تعهدی. اگر یک کسب و کار کوچک هستید و عمدتاً معاملات را بر اساس ورودی و خروجی نقدی ثبت می کنید، روش حسابداری نقدی برای شما مناسب تر است. اگر یک تجارت بزرگ هستید که به صورت اعتباری خرید و فروش می کنید و حساب های دریافتنی و پرداختنی را ثبت می کنید، روش تعهدی متناسب با نیاز شما خواهد بود. بسیاری از شرکت ها حسابداری را با روش نقدی شروع می کنند و با بزرگتر شدن تجارت به روش تعهدی روی می آورند. نرم افزار حسابداری شما باید گزینه ای را برای کسب و کار شما فراهم کند تا از بین این دو روش یکی را انتخاب کند و همچنین در صورت تمایل، تغییر از پول نقد به تعهدی را آسان کند. به دنبال یک سیستم حسابداری باشید که هم این روش و هم انعطاف پذیری انتخاب را به شما ارائه می دهد.
۳-درگاه های پرداخت
درگاه های پرداخت وسیله ای مطمئن برای پرداخت آنلاین به شما در اختیار مشتریان شما قرار می دهند. با ادغام با درگاههای پرداخت، میتوانید چندین گزینه پرداخت راحت از جمله کارتهای اعتباری، کارتهای نقدی و حوالههای بانکی آنلاین ارائه دهید. به محض تکمیل پرداخت از طریق درگاه، وضعیت فاکتور مربوطه به صورت خودکار در سیستم شما به روز می شود. درگاه های پرداخت بسیار متنوعی وجود دارد و همه آنها برای تراکنش های شما هزینه تراکنش های مختلفی را دریافت می کنند. هنگامی که درگاه مورد نظر خود را پیدا کردید، مطمئن شوید که نرم افزار حسابداری که در نظر دارید به آن درگاه پرداخت متصل است.
۴-پروژه ها و ردیابی زمان
وقتی کسبوکاری را اداره میکنید که پروژههایی را برای مشتریان انجام میدهد، به نرمافزار حسابداری نیاز دارید که بتواند صورتحسابهای مبتنی بر پروژه را مدیریت کند. شما می توانید بر اساس ساعاتی که واقعاً برای انجام وظایف پروژه صرف شده اند، یا با تعیین هزینه ثابت برای هر پروژه، صورتحساب مشتریان خود را دریافت کنید. اگر بر اساس زمان صورتحساب میگیرید، به دنبال نرمافزاری بگردید که به شما امکان میدهد زمانی را که صرف کارهای فردی میکنید ردیابی کنید و آن برگههای زمانی را به صورتحساب تبدیل کنید. برای جلوگیری از صورتحساب نادرست، مطمئن شوید که سیستم همچنین به شما امکان میدهد سوابق زمانی را قبل از ایجاد فاکتور از آنها تأیید کنید.
۵-تسویه حساب بانکی
تسویه حساب بانکی بخش مهمی از حسابداری شماست. به دنبال نرم افزار حسابداری باشید که صورت حساب های بانکی شما را به صورت خودکار واکشی می کند. همچنین باید به شما اجازه دهد معیارهای سفارشی و قوانین بانکی را تنظیم کنید که به طور خودکار تراکنش های بانکی وارداتی شما را دسته بندی کرده و مطابقت دهد. این به شما امکان میدهد حسابها را به سرعت تطبیق دهید و حسابرسی کسبوکار خود را آماده نگه دارید.
۶-آمادگی مالیاتی
آمادگی مالیاتی یکی از مزایای متعدد داشتن نرم افزار حسابداری خوب است. نرم افزار حسابداری شما باید بتواند بدهی مالیاتی شما را محاسبه کند، با نرخ های مالیاتی متعدد کار کند، و گزارش های مالیاتی تولید کند تا به شما کمک کند قوانین مالیاتی تعیین شده توسط دولت خود را رعایت کنید.
۷-اتوماسیون
اتوماسیون یکی از با ارزش ترین ویژگی های نرم افزار حسابداری است، زیرا به شما کمک می کند در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید. در سطح صورتحساب و صورتحساب، میتوانید تراکنشهای مکرر را خودکار کنید، یادآور پرداختها را بهطور خودکار برای مشتریان ارسال کنید، و کارتهای اعتباری مشتریان را برای پرداختهای مکرر شارژ کنید. اسکن خودکار یکی دیگر از ویژگیهای اتوماسیون نرمافزار حسابداری است – به شما کمک میکند تا دادهها را از رسیدها جمعآوری کرده و با کمترین تلاش به تراکنش تبدیل کنید. با انتخاب نرم افزار حسابداری که فرآیندهای خسته کننده را خودکار می کند و مداخلات دستی را کاهش می دهد، بیشتر روی حسابداری اصلی خود تمرکز کنید.
۸-یکپارچه سازی
یکپارچه سازی نرم افزار حسابداری شما را انعطاف پذیرتر می کند. آنها به شما اجازه می دهند بدون خروج از پلت فرم حسابداری خود با برنامه های مختلف کار کنید. تغییراتی که در یک برنامه یکپارچه ایجاد میکنید بهطور خودکار در پلتفرم حسابداری شما بهروزرسانی میشوند و نیاز به وارد کردن مکرر دادهها را از بین میبرند. به عنوان مثال، ادغام نرم افزار CRM با حسابداری شما، اطلاعات مشتریان شما را به سیستم حسابداری شما مرتبط می کند، و هر به روز رسانی ایجاد شده در CRM در برنامه حسابداری شما منعکس می شود، بنابراین همه تیم های شما در یک صفحه هستند. نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید باید قابلیت ادغام با خدمات شخص ثالث از جمله CRM، ابزارهای مدیریت پروژه و سیستم های مدیریت موجودی را داشته باشد.
۹-گزارش نویسی
نظارت بر سلامت کسب و کار شما حیاتی است. برای پیگیری عملکرد کسبوکارتان، نرمافزاری را انتخاب کنید که قادر به تهیه گزارشهای صورتهای مالی مانند ترازنامه، صورتحساب درآمد و صورتهای جریان نقدی باشد. نرمافزاری که انتخاب میکنید باید به شما کمک کند تا گزارشهایی را برای بخشهای مختلف حسابداری مانند حسابهای پرداختنی و دریافتنی، موجودی، پروژهها و مالیات تهیه کنید. این گزارشها به شما میگویند که در حوزههای خاصی از کسبوکارتان چگونه عمل میکنید، جایی که به طور مداوم خوب عمل میکنید و کدام حوزهها نیاز به بهبود دارند.
ویژگی های قابلیت استفاده برای نرم افزار حسابداری
۱-رابط کاربری ساده
رویه های حسابداری آسان نیستند و همه در کار با اعداد مهارت ندارند. نرم افزاری که انتخاب می کنید باید محیطی را فراهم کند که کار با داده های مالی شما را ساده تر کند. یک رابط کاربری منظم و نامرتب که به شما کمک میکند جنبههای مهم حسابداری خود را شناسایی کنید، و عملکردهای داخلی برای انجام محاسبات حسابداری خود به صورت خودکار، زندگی را برای شما یا کارکنانی که حسابهای شما را مدیریت میکنند، آسان میکند. نرمافزاری که انتخاب میکنید نیز باید برای پیمایش آسان باشد و به شما امکان دهد وظایف را به سرعت انجام دهید.
۲-امنیت داده ها
داده های مالی بسیار حساس است. نرم افزار حسابداری که انتخاب می کنید باید سطوح بالایی از امنیت را برای محافظت از داده های شما فراهم کند. برنامههایی را از فروشندگان معروف انتخاب کنید که احراز هویت دو مرحلهای، ارتباطات ایمن و رمزگذاری را ارائه میکنند و قبل از شروع استفاده از مکانیسمهای امنیتی آنها خود را آموزش دهید.
۳-دسترسی به موبایل
نسخههای موبایلی برنامههای مبتنی بر ابر امکان دسترسی انعطافپذیر و آسان به شمارههای شما را فراهم میکنند. شما می توانید کل فرآیند حسابداری کسب و کار خود را فوراً اجرا کنید، حتی زمانی که در محل کار خود نیستید. اگر کار شما مستلزم سفرهای مکرر است، انتخاب نرم افزار با نسخه های تلفن همراه به شما امکان می دهد حسابداری خود را به همان راحتی در دستگاه تلفن همراه خود و روی دسکتاپ خود انجام دهید.
۴-دسترسی مبتنی بر نقش
بخشهای خاصی از حسابداری شما باید از دسترسی غیرمجاز محافظت شود، و بهعنوان مدیر، باید تصمیم بگیرید که چه کسی به چه چیزی دسترسی دارد. بهترین برنامه های حسابداری موجود در بازار به شما این امکان را می دهد که به کارکنان خود دسترسی مبتنی بر نقش به ماژول های حسابداری خاص را بدهید. برای مثال، میتوانید کارمندان را منحصراً بهعنوان کارکنان جدول زمانی تعیین کنید تا به آنها دسترسی به برگههای زمانی بدهید تا بتوانند زمان انجام وظایف خود را ثبت کنند، اما آنها را از سایر حوزههای کسبوکار خود حذف کنید. هنگامی که نرم افزار حسابداری را انتخاب می کنید، مطمئن شوید که دسترسی انتخابی را فراهم می کند تا بتوانید داده های خود را به پرسنل مجاز محدود کنید.
ویژگی های قیمت گذاری چگونه باید باشد؟
۱-قیمت گذاری
اکثر راه حل های حسابداری با بسته های متعدد با قیمت های متفاوت بر اساس ویژگی هایی که شامل می شوند ارائه می شوند. به دنبال یک طرح کلی باشید که شامل هر گونه هزینه تعمیر و نگهداری، هزینه های چند کاربره و هزینه های پشتیبانی باشد و برای هیچ یک از عملکردهایی که نیاز دارید هزینه اضافی از کاربران دریافت نکند.
۲-نسخه آزمایشی رایگان
نرم افزاری که انتخاب می کنید باید یک آزمایش رایگان ارائه دهد. نسخه آزمایشی رایگان به شما ایده ای درباره نحوه عملکرد نرم افزار می دهد و به شما امکان می دهد قبل از خرید مطمئن شوید که تمام نیازهای شما توسط سیستم برآورده شده است.
مطالب مرتبط: